Mi software no tiene API: ¿puedo conectarlo a la IA?

Sí, un software sin API casi siempre se puede conectar a la IA, pero por caminos más frágiles que una API. Hay cuatro: trabajar con exportaciones de ficheros, leer directamente la base de datos del programa, automatizar la pantalla con un robot o cambiar de programa. Cada camino tiene un coste y un riesgo distintos, y en algunos casos lo más barato a medio plazo es dejar de pelearse con el programa viejo.

¿Cómo sé si mi programa tiene API?

Un programa tiene API si el fabricante publica documentación para desarrolladores que explica cómo leer y escribir datos desde otro programa. Busca en su web las palabras «API», «desarrolladores», «developers» o «integraciones». Si no aparece nada, pregúntalo por escrito al proveedor y pide también si la API está incluida en tu plan.

Tener API no basta: hay que comprobar qué permite hacer y en qué plan. Odoo, por ejemplo, documenta que el acceso a los datos por API externa solo está disponible en sus planes Custom, no en los planes One App Free ni Standard. La lista completa de comprobaciones está en cómo saber si tu ERP, CRM o programa de facturación se puede conectar con la IA.

¿Qué opciones hay si mi software no tiene API?

Si tu software no tiene API, las opciones son cuatro, ordenadas de menos a más cambio para la empresa.

¿Sirven las exportaciones a Excel o CSV?

Las exportaciones sirven cuando la IA solo tiene que analizar datos, no actuar sobre ellos. El programa saca un Excel o un CSV (a mano o programado), la IA lo lee y prepara un informe, un resumen o una alerta. Muchos programas también permiten importar ficheros, así que el camino de vuelta a veces existe.

El límite es el tiempo real: la IA trabaja sobre la foto del último fichero exportado, no sobre lo que pasa ahora. Para contestar a un cliente si una pieza está en stock, una exportación de ayer no sirve.

¿Se puede conectar la IA a la base de datos del programa?

Conectar la IA a la base de datos es posible cuando el programa guarda los datos en una base de datos a la que tienes acceso, algo habitual en programas instalados en un servidor de la oficina. La IA lee las tablas directamente, sin pasar por la pantalla, y la información está al día.

Leer suele ser razonable. Escribir es otra cosa: el programa aplica reglas al guardar (numeración de facturas, cálculos de impuestos, controles de stock) que una escritura directa en la base de datos se salta. Además, cualquier actualización del proveedor puede cambiar las tablas y romper la conexión sin aviso. Antes de tocar nada, revisa el contrato de licencia y pregunta al proveedor.

¿Qué es automatizar la pantalla y cuándo tiene sentido?

Automatizar la pantalla (lo que se conoce como RPA) es poner un robot que usa el programa igual que una persona: abre ventanas, rellena campos y pulsa botones. Funciona con casi cualquier programa, incluido un programa antiguo de escritorio.

Es el último recurso porque es la opción más frágil: si el proveedor cambia un botón de sitio, el robot se pierde. Tiene sentido para tareas acotadas, de mucho volumen y en un programa que no cambia, y siempre con alguien vigilando que el robot sigue funcionando.

¿Cuándo compensa cambiar de programa o construir uno propio?

Cambiar de programa compensa cuando el programa actual ya frena el negocio por otros motivos y la falta de API es uno más. Migrar a un programa con API, o construir uno a medida, convierte una conexión frágil en una conexión estable.

En Desguace Spring el punto de partida era todavía más básico: no había programa. Los pedidos de piezas entraban por varios números de WhatsApp atendidos por cuatro personas, y no existía un sitio donde la IA pudiera dejar el trabajo hecho. Por eso construimos un ERP a medida donde aterrizan los pedidos que genera el agente de IA. La conexión entre la IA, WhatsApp y el ERP se diseñó desde el principio, en lugar de forzarse después.

¿Qué diferencia hay entre las cuatro opciones?

¿De qué depende el coste de cada vía?

El coste de conectar la IA a un software sin API depende de cuatro factores, y el más olvidado es el mantenimiento:

• Leer o escribir. Leer datos para un informe es mucho más sencillo que crear pedidos o facturas respetando las reglas del programa.
• Número de pantallas o tablas. Una tarea que toca una pantalla no cuesta lo mismo que una que recorre cinco.
• Volumen y excepciones. Cuantos más casos raros haya, más reglas hay que construir y más revisión humana hace falta.
• Mantenimiento. Una conexión frágil se rompe con cada actualización del proveedor. Ese arreglo recurrente es un coste, y si no aparece en el cálculo, el cálculo está mal.

Por eso una vía barata de montar (automatizar la pantalla) puede salir cara a dos años, y una vía cara de montar (migrar) puede salir barata.

¿Qué riesgos tiene cada opción?

El riesgo principal de cada opción es distinto, y conviene decidir cuál aceptas antes de empezar:

• Exportaciones: decidir con datos atrasados sin darte cuenta.
• Base de datos: corromper datos al escribir saltándose las reglas del programa, y perder el soporte del proveedor si la licencia lo prohíbe.
• Automatizar la pantalla: que el robot falle en silencio tras una actualización y nadie lo note durante días.
• Cambiar de programa: la migración en sí. Hay que trasladar el histórico y que el equipo aprenda el programa nuevo sin parar la empresa.

¿Cuándo conviene cambiar de programa en lugar de conectarlo?

Conviene cambiar de programa cuando la conexión con la IA es solo uno de varios problemas del programa actual. Si el programa funciona bien y la IA solo tiene que leer, conectarlo como se pueda suele ser suficiente.

Antes de elegir vía, vale la pena entender qué puede hacer de verdad un agente de IA conectado, y eso está en la guía de agentes de IA para empresas. Si quieres que valoremos tu programa concreto, es el punto de partida de nuestras integraciones con IA.

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