Clínica de Psicología de Parejas · Automatización IA · 2025
Automatización de gestión de citas con IA
Sistema de software a medida para automatizar la gestión de citas paciente-psicólogo, adaptado a la complejidad de una clínica con múltiples profesionales y productos.
Asistentas virtuales necesarias
Autonomía de los pacientes para reservar
Eliminación de errores en asignación de bonos
La empresa
Una clínica de psicología especializada en terapia de parejas con múltiples profesionales en plantilla, distintos tipos de servicios (sesión individual, sesión de pareja, bonos) y duraciones variables por producto.
El desafío
La clínica gestionaba manualmente la asignación de citas entre pacientes y psicólogos, lo que generaba una gran complejidad operativa: psicólogos con horarios distintos, pacientes con diferentes tipos de servicios (sesión individual, sesión de pareja, bonos), duraciones de sesión variables según el producto contratado, dificultad para encontrar huecos que cuadraran entre psicólogo y paciente, y un coste mensual elevado de una asistenta virtual dedicada únicamente a esta gestión.
La solución
Se desarrolló un sistema de software a medida para automatizar por completo la gestión de citas paciente-psicólogo, replicando la experiencia de herramientas tipo Calendly, pero adaptada a la complejidad real de una clínica con múltiples profesionales y productos.
Enlace único por paciente con su contexto cargado
Cada paciente recibe un enlace personalizado que ya conoce qué psicólogo lleva su caso, qué tipo de producto tiene contratado y cuántos bonos/sesiones le quedan disponibles. Cero fricción al reservar.
Motor de disponibilidad inteligente
El sistema cruza la agenda real del psicólogo asignado, la duración necesaria según el producto contratado y los huecos disponibles — mostrando solo lo que encaja. Sin solapamientos, sin opciones inválidas.
Compra integrada si no hay bonos
Si el paciente intenta reservar sin bonos activos, el flujo le ofrece comprarlos en el mismo paso, sin salir del sistema. Una vez pagado, la reserva se completa automáticamente.
Sincronización en tiempo real con Airtable
Cada reserva actualiza la agenda del psicólogo, consume el bono/sesión correspondiente y queda registrada en el sistema interno de la clínica — sin trabajo manual de nadie.
Los resultados
- Eliminación total de la gestión manual de citas
- Ahorro del coste mensual de la asistenta virtual
- Reducción drástica del tiempo necesario para asignar citas
- Menos errores en la asignación de sesiones y consumo de bonos
- Mayor autonomía para los pacientes en la reserva de sus citas
- Mejor visibilidad de la agenda para todo el equipo de psicólogos
Desafíos técnicos
Integración con Airtable complejo
Integración con una base de datos compleja en Airtable proveniente de desarrollos anteriores, manteniendo la compatibilidad con los sistemas existentes.
Gestión de bonos y sesiones
Desarrollo de lógica para gestionar correctamente bonos, sesiones individuales y duraciones variables según el tipo de producto contratado.
Sincronización en tiempo real
Sincronización en tiempo real entre agendas, pacientes y psicólogos, evitando solapamientos y errores de disponibilidad.
Ficha del proyecto
Cliente
Clínica de Psicología de Parejas
Tipo
App móvil
Año
2025
Categoría
Automatización IA
Tecnologías
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