Automatización de gestión de citas con IA

El reto

La clínica de psicología gestionaba manualmente la asignación de citas entre pacientes y psicólogos, lo que generaba una gran complejidad operativa: psicólogos con horarios distintos, pacientes con diferentes tipos de servicios (sesión individual, sesión de pareja, bonos), duraciones de sesión variables según el producto contratado, dificultad para encontrar huecos que cuadraran entre psicólogo y paciente, y un coste mensual elevado de una asistenta virtual dedicada únicamente a esta gestión.

La solución

Se desarrolló un sistema de software a medida para automatizar por completo la gestión de citas paciente-psicólogo, replicando la experiencia de herramientas tipo Calendly, pero adaptada a la complejidad real de una clínica con múltiples profesionales y productos.

Qué incluye

• Sistema de reservas inteligente basado en el tipo de producto contratado
• Enlace único para cada paciente con identificador personalizado
• Validación automática de bonos disponibles y sesiones individuales activas
• Flujo de compra integrado si el paciente no tiene sesiones disponibles
• Cálculo automático de duración de la sesión según el producto
• Visualización exclusiva de huecos disponibles compatibles con el psicólogo asignado
• Sincronización automática con el sistema interno de gestión (Airtable)
• Actualización automática de agenda de psicólogos y consumo de bonos/sesiones

Resultados

• Menos errores en la asignación de sesiones y consumo de bonos
• Mayor autonomía para los pacientes en la reserva de sus citas
• Mejor visibilidad de la agenda para todo el equipo de psicólogos

Desafíos técnicos